Les 10 meilleurs conseils pour envoyer un mail professionnel

Par le 29 / 04 / 2013
Comment rédiger un mail professionnel

Voici un panel des dix conseils pour rédiger un mail à caractère professionnel. Toutefois, la plupart des champs de ce sujet pourraient avoir vocation à vous aider quant à la rédaction d’une lettre de motivation. En effet, comme il vous a été possible de constater, la société actuelle est marquée par une récession sans précédent, où la recherche d’un emploi est la priorité de tout un chacun. Il est donc crucial d’attacher une importance certaine à la forme donnée, cela permettra notamment de vous démarquer par rapport à d’autres.

1. Dans un mail pro, l'objet du mail est primordial

Il faut savoir que vous vous adressez à une personne ayant d’importantes responsabilités. Son temps est par conséquent précieux, vous devez vous efforcer d’essayer autant que faire se peut d’attirer son attention. Un objet non comblé est une erreur manifeste à éviter.

L’emploi de mots informatifs stimulant sa curiosité est donc fortement conseillé.

2. Réussissez votre entrée en matière

Il faut d’emblée proscrire l’emploi du mot «bonjour» ou encore de la formule «cher Monsieur/ Madame» couramment employée. Il ne faut pas omettre que le mail est adressé à un destinataire que l’on sollicite, le plus souvent, dans l’optique d’obtenir une faveur de sa part, telle qu’un entretien d’embauche.


Dans cette hypothèse, il est vivement conseillé de commencer par un simple «Monsieur ou Madame», suivi, le cas échéant, de la fonction occupée par le destinataire.

3. Soignez l'orthographe

A mes yeux, une erreur inconcevable, et ce dans la mesure où il existe de nos jours de multiples outils permettant de les éviter. Tout d’abord, un outil informatique, le logiciel Word en est un parfait exemple, ce dernier permet notamment de corriger la plupart des fautes. Ou encore, l’utilisation d’un outil ancien, mais tout aussi important, le bescherelle. Ce dernier permettant même de vous remémorer vos plus jeunes années, lorsque vous vous trouviez encore sur les bancs de l’école.

4. Ne vous trompez pas de destinataire

Dès lors que vous rédigez un mail professionnel, cette erreur pourrait s’avérer être d’une importance cruciale. En effet, le contenu du message est bien souvent strictement confidentiel.

5. Maîtrisez l'utilisation des champs CC et CCI/BCC

Avant toute chose, il faut rappeler que le champ CC (copie conforme) permet de mettre d'autres personnes en copie du mail. Le champ CCI/BCC (copie conforme invisible) permet de faire la même chose en garantissant un anonymat certain au destinataire mis en CCI.

L’utilisation de l’un ou l’autre dépendra du ou des destinataires, ainsi que du contenu du mail. Par exemple, dans un cadre professionnel, le champ CCI peut être banni. En effet, les personnes ayant reçu le mail doivent pouvoir clairement identifier les autres destinataires.

6. Evitez les mails "en bloc"

Pensez grandement à utiliser les outils mis à votre disposition par votre logiciel de traitement de texte. Ainsi vous pouvez configurer la taille de la police, ainsi que l’espacement entre vos lignes.

Aussi, il est préférable de sauter des lignes entre chaque nouveau développement. Celui-ci conférera de ce fait à votre mail une structure souvent appréciée par votre lecteur. Dans ce but, l’utilisation de la ponctuation est de mise, attention toutefois à ne pas la rendre excessive.

7. Utilisez la ponctuation de manière judicieuse

Le fait d’user abusivement de signes de ponctuation est marqueur d’une faible écriture.

Inversement, le manque de ponctuation est aussi un problème. Dès lors, il est conseillé de lire le texte à haute voix, si vous marquez un arrêt, un signe de ponctuation devra etre inséré.

8. Bannissez l'emploi de termes familiers, de smileys ou de langage SMS

Langage SMS dans un mail professionnelIl ne faut pas oublier que le mail est adressé à une personne avec laquelle les rapports sont ou seront d’ordre purement professionnel. La familiarité est donc à proscrire.

De même il ne faut pas confondre mail et SMS, les abréviations ainsi que les smileys sont donc à bannir.

Nonobstant le fait que, de nos jours, le SMS est le moyen communicatif le plus utilisé, il faut obligatoirement éviter d’y recourir.

9. Dans un mail professionnel, utilisez une formule de politesse adaptée

Il convient de soigner sa sortie par une formule de politesse. Cette formule revêt une importance certaine. Il ne faut surtout pas user de termes familiers, tels que «bien à vous», «au revoir», ou autre.

L’emploi du terme «cordialement», bien que standard peut être utilisé. Toutefois, cela dépendra du destinataire. Je vous conseille d’employer d’autres formules, par exemple «Je vous prie, monsieur/madame, d’agréer l’expression de mes salutations distinguées». Ne commencez surtout pas votre formule par «Veuillez agréer». En effet, cette formulation est trop impérative, reflétant le fait que le destinataire serait dans l’obligation d’agréer.

10. Ne négligez pas la signature d'un mail pro

Cette dernière étape est bien souvent négligée par bon nombre de personnes. Il convient donc de signer par son nom et prénom.

De plus, dans le cadre d’un mail professionnel, il est utile de rappeler un numéro de téléphone ou tout autre signe distinctif permettant de vous différencier. Cette carte de visite équivaut à une certaine marque de professionnalisme de votre part.

En définitive, bien que le fond reste important, il ne faut pas omettre de s'attarder sur la forme que l’on entend donner à son mail. En effet, une lecture facilitée permet de transmettre des informations plus aisément, ce qui, dans le monde des entreprises, est gage de pérennité. Ces conseils valent également pour les mails que vous adressez en postulant pour un emploi (ou dans le cadre d'une candidature spontanée).

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